Eine Catering Ausschreibung beschreibt den formalen Prozess, bei dem ein gastronomischer Betreiber oder Cateringdienstleister für Einrichtungen wie Betriebsgastronomie, Kantinen, Schulverpflegung, Seniorenverpflegung, Patientenverpflegung, Messeverpflegung oder Stadiongastronomie gesucht und beauftragt wird. Wichtig ist dabei, dass das Verfahren transparent, vergleichbar ist und rechtliche Vorgaben, Wirtschaftlichkeit, Qualität/Gastronomiekonzept sowie Gesundheitstrends und Nachhaltigkeit berücksichtigt.
Ausschreibung Catering – von der Planung bis zur Umsetzung
Sie planen eine Ausschreibung Catering und möchten einen Betreiber finden, der Ihre individuellen Anforderungen umsetzt, leckere und gesunde Speisen liefert und wirtschaftlich arbeitet? Eine Cateringausschreibung ist anspruchsvoll, weil sie nicht nur rechtliche Vorgaben berücksichtigt, sondern auch Marktkenntnis, Budgetplanung und moderne Ernährungstrends einbezieht. Dabei muss der Aufbau der Ausschreibung die wichtigen Aspekte herausarbeiten, die die Bieter für ein passgenaues und belastbares Angebot benötigen.
Als erfahrener Spezialist begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess – von der Bedarfsanalyse über die Auswertung der Angebote bis zur finalen Vertragsunterzeichnung. Dabei setzen wir auf ein bewährtes Auswertungsmodul, das Angebote nach Wirtschaftlichkeit und Qualität objektiv vergleicht und Ihnen so die Auswahl des besten Partnerunternehmens erleichtert.
Leistungen im Rahmen einer Catering Ausschreibung
Unsere Unterstützung umfasst sämtliche Schritte des Ausschreibungsprozesses. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein maßgeschneidertes Konzept, das die Anforderungen Ihrer Einrichtung exakt abbildet. Wir erstellen die Leistungsbeschreibung, definieren Ausschluss- und Zuschlagskriterien und empfehlen das passende Vergabeverfahren. Im nächsten Schritt organisieren wir die Angebotsphase, begleiten Verhandlungen mit potenziellen Caterern und unterstützen bei der Vertragsgestaltung – inklusive klarer Regelungen zu Qualität, Lebensmittelsicherheit und Service Levels.
Nach der Vergabe endet unsere Arbeit nicht: Wir begleiten die Pre-Opening-Phase, stehen für Rückfragen bereit und sichern die Qualität dauerhaft ab, beispielsweise durch Mystery Checks oder KPI-Monitorings. So stellen wir sicher, dass Ihre Verpflegung langfristig attraktiv, gesund und wirtschaftlich bleibt.
Catering Ausschreibung Verfahren – so arbeitet K&P
Mit unserem Catering Ausschreibungs-Verfahren ermitteln wir gezielt denjenigen Anbieter, der am besten auf die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens eingeht und das – auch wirtschaftlich – überzeugendste Konzept in seinem Angebot vorlegt.
Dabei definieren wir in den Ausschreibungsunterlagen genau, welche Leistungen der Betreiber proaktiv umsetzen muss. Wir hinterfragen die Angebote tiefgreifend und stellen sicher, dass die Leistung später auch tatsächlich erbracht wird.
Danach folgt die Veröffentlichung, ergänzt durch eine Pre-Selection leistungsstarker Anbieter. Anschließend bewerten wir die eingegangenen Angebote anhand transparenter Kriterien, begleiten Verhandlungsrunden und unterstützen Sie bis zur Eröffnung der Gastronomie und darüber hinaus.
Für Sie bedeutet das: maximale Transparenz, rechtliche Sicherheit und die Gewissheit, dass Qualität, Gesundheit und Wirtschaftlichkeit in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
Catering Ausschreibung Vergabeverfahren – öffentliche Anforderungen
Öffentliche Auftraggeber sind nach Vergabeverordnung verpflichtet, Catering-Aufträge regelmäßig auszuschreiben. Liegt der Auftragswert über dem EU-Schwellenwert (ca. 215.000 €, Stand 2025), muss die Ausschreibung EU-weit erfolgen. Unterhalb dieser Grenze greifen nationale Regelungen wie die UVgO oder VOL/A.
Für Catering Ausschreibungen kommen vor allem drei Verfahren in Frage:
- Offenes Verfahren – alle interessierten Anbieter können Angebote einreichen. Die Vergabe erfolgt ohne Verhandlung nach Angebotslage.
- Nicht-offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb – zunächst erfolgt eine Vorauswahl geeigneter Anbieter. Auch hier sind keine Verhandlungen vorgesehen.
- Verhandlungsverfahren – besonders geeignet, wenn individuelle Konzepte gefragt sind.
Vertragsformen bei einer Catering Ausschreibung
Je nach Zielsetzung bieten sich unterschiedliche Vertragsarten an. Im Wesentlichen unterscheiden sie sich in dem Umfang der Vorgaben, die in diesem Vertrag dem Vertragspartner auferlegt werden.
In einem Pachtvertrag wird dem Pächter eine Fläche zur artgerechten Nutzung überlassen. Für Cateringverträge ist diese Vertragsform unüblich, da die Vorgaben zum Gebrauch des Pachtobjektes bei Betriebsgastronomie überwiegen.
Mit einem Konzessionsvertrag wird dem Auftragnehmer das Recht übertragen, spezifische Aufgaben auf eigenes Risiko auszuführen. Eine dezidierte Definition der Art und Weise ist nicht vorgesehen. Diese Vertragsart wird gelegentlich gewählt, um zu unterstreichen, dass das Betriebsrisiko beim Auftragnehmer liegen soll.
Im Dienstleistungsvertrag kann dem Auftragnehmer sehr dezidiert die Art und Ausgestaltung der im Rahmen des Bewirtschaftungsverfahrens zu erbringenden Leistungen vorgegeben werden. Es ist die übliche Vertragsart für Leistungen der Betriebsgastronomie, die dem hohen Grad an Vorgaben gerecht wird.
Wir beraten Sie, welche Vertragsform für Ihre Einrichtung sinnvoll ist, und entwickeln dazu passende vertragliche Regelungen, die Qualität, Lebensmittelsicherheit und Service-Level klar definieren.
Personalübernahme im Rahmen der Ausschreibung
Bei einem Betreiberwechsel gilt der Schutz nach § 613a BGB: Bei einem Betreiberwechsel gehen alle bestehenden Arbeitsverhältnisse mit sämtlichen Rechten und Pflichten auf den neuen Arbeitgeber über. So bleiben Kontinuität und Erfahrung im Team erhalten, während Sie gleichzeitig vom frischen Konzept des neuen Partners profitieren.
Dauer und empfohlene Timeline
Eine Catering Ausschreibung erfordert realistische Planung. Von der Konzeption bis zur Inbetriebnahme empfehlen wir mindestens neun Monate einzuplanen. Häufig ist vor der Ausschreibung des Betreiberkonzept und der Vertrag neu zu konfigurieren. Etwa zwei bis drei Monate davon sollten allein für die Pre-Opening-Phase vorgesehen werden, damit der neue Betreiber den Übergang reibungslos gestalten kann.
Qualitätssicherung nach Vertragsabschluss
Die Qualität endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Wir begleiten Sie langfristig mit Mystery Checks, KPI-Monitorings, Audits und regelmäßigen Feedbackschleifen. Auf diese Weise bleibt Ihr Verpflegungskonzept nicht nur modern, sondern auch zukunftsfähig und nah an den Bedürfnissen Ihrer Gäste.
FAQ Catering Ausschreibung
Wie lange dauert eine Catering Ausschreibung?
Für die Ausschreibung sind zwischen neun und zwölf Monaten einzuplanen, inklusive zwei bis drei Monate Pre-Opening-Phase.
Welche Phasen der Catering Ausschreibung sind einzuplanen?
- Grundlagenermittlung 1 Monat
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 2-3 Monate
- Durchführung der Ausschreibung 3 Monate
- Vertragsverhandlung und Vergabe 2 Monate
- Vorbereitung der Betriebsübernahme 2-3 Monate
Was passiert mit dem bestehenden Personal?
Das Personal ist nach § 613a BGB geschützt und geht an den neuen Betreiber über.
Warum sollte ich eine Catering Ausschreibung durchführen?
Weil sie rechtlich erforderlich ist und die Chance bietet, Qualität, Wirtschaftlichkeit und moderne Trends neu auszurichten.
Gewinnt immer der günstigste Anbieter?
Nein – Qualität, Nachhaltigkeit und Gesundheit sind meist stärker gewichtet als der reine Preis.
Wann ist eine EU-weite Ausschreibung Pflicht?
Ab einem Auftragswert von ca. 215.000 € (Stand 2025) muss die Ausschreibung europaweit veröffentlicht werden.
Vertrauen durch Erfahrung
Wir führen jährlich über 30 Catering Ausschreibungen durch – sowohl für öffentliche als auch für private Auftraggeber. Damit sind wir mit den Anforderungen aus Vergaberecht, Gastronomie und Ernährungstrends bestens vertraut.