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Glossar

Ausschreibung Catering

Von der Ausschreibung der Cateringleistung bis zum fertigen Vertrag

Sie sind auf der Suche nach einem gastronomischen Betreiber bzw. einem Caterer / Cateringunternehmen, welcher/s Ihre Ansprüche optimal umzusetzen weiß? Nutzen Sie unsere langjährige Expertise und gastronomische Kompetenz:                          Mit einer individuellen und präzisen Ausschreibung der Cateringleistungen und unserem systemischen Auswertungsmodul haben Sie die Möglichkeit, die Angebote für die Erbringung der Verpflegungsdienstleistungen zielorientiert, neutral und absolut unabhängig zu vergleichen und im Ergebnis den idealen Partner für die Bewirtschaftung Ihrer Gastronomie zu identifizieren.

K&P unterstützt Sie aktiv und umfassend – von der Entwicklung des spezifischen Ausschreibungskonzeptes, der Definition der Grundzüge des Cateringvertrages über die Prüfung und Auswertung der eingehenden Angebote bis zur Vertragsverhandlung und der regelmäßigen Qualitätsprüfung des Caterers im Anschluss an die Vergabe.

Welches Verfahren wendet K&P bei der Catering Ausschreibung an?

Ob Kantine, Betriebsrestaurant, Mitarbeitergastronomie, Senioren- und Patientenverpflegung, Messe- und Stadiongastronomie, Cafeteria, Kaffeebar, Bistro, Deli, Mensa, Schulverpflegung oder Gastronomie, ob als Dienstleistung, Konzession oder Pacht: Mit unserem etablierten Vergabeverfahren unterstützen wir Sie bei der Auswahl des gastronomischen Betreibers, der zu Ihnen passt und der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis sicherstellen kann. Besonders bewährt hat sich das K&P-Ausschreibungssystem, da es sich systematisch an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Bei öffentlichen Ausschreibungen erfüllen wir alle Anforderungen des Vergaberechtes.

Was ist bei öffentlichen Vergabeverfahren zu berücksichtigen?

Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Dienstleistungs- und Konzessionsverträge, wie z.B. die Bewirtschaftung ihrer Kantinen und Verpflegungseinrichtungen, regelmäßig ausschreiben. Diese öffentliche Ausschreibung muss nach den Regeln des Vergaberechtes erfolgen. Für die Bewirtschaftung von Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung bieten sich in Abhängigkeit des Gesamtauftragswertes verschiedene Verfahrensarten.

Überschreitet der Auftragswert den EU-Schwellenwert, ist keine freihändige Vergabe nach Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) möglich. In der Regel kommen daher für die Vergabe der Gemeinschaftsverpflegung folgende Vergabearten, die in der Vergabeverordnung VgV definiert sind, zur Anwendung:

  • Offenes Verfahren
  • Nichtoffenes Verfahren mit vorherigem öffentlichen Teilnahmewettbewerb

Diese Verfahren garantieren ein Höchstmaß an Transparenz, Gleichberechtigung und Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidungen. Daher benötigt der Antragsteller fundierte Kenntnisse des Vergaberechts und Erfahrung bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung sowie der Festlegung der Ausschluss- und Zuschlagskriterien. Somit wird sichergestellt, dass sich die individuell benötigte gastronomische Leistung des Ausschreibenden, trotz der engen Vorgaben, tatsächlich als Ergebnis der Ausschreibung ergibt. Unser fundiertes Know-how konnten wir bereits in einer Vielzahl von erfolgreich durchgeführten öffentlichen Vergabeprozessen unter Beweis stellen.

Der hohe Standard des öffentlichen Vergaberechts dient uns auch in der privatwirtschaftlichen Vergabe von Bewirtschaftungsaufträgen als Grundlage, auch wenn diese grundsätzlich frei gestaltet werden kann, so dass im gesamten Prozess eine maximale Transparenz der Vergabeentscheidung sichergestellt werden kann.

Im Rahmen der Ausschreibung der Cateringdienstleistung übernehmen wir für Sie:

  • Die detaillierte Aufnahme der Bewirtschaftungsanforderungen und Qualitäts- und Servicelevels in den unterschiedlichen gastronomischen Bereichen, wie Betriebsrestaurant (Hauptverpflegung), Cafébar, Cafeteria, Bistro, Deli, Shops (Zwischenverpflegung), Automatenversorgung, Konferenzbewirtung, Gästerestaurants, Vorstandsbewirtung, Coworking oder Shared Office Spaces und ggf. weiteren mehr
  • Die Erstellung von Handlungsempfehlungen zu der bestmöglichen Bewirtschaftungsform (Make or Buy / Eigen- oder Fremdregie)
  • Die Budgetierung der mit der Vergabe zu erwartenden monetären Effekte (Wirtschaftlichkeitsvorausschau / Feasibility Study) aus Sicht des Caterers / Benchmarking, um die mit dem Gastronomiekonzept verbundenen Kosten / Erlöse und einen möglichen Zuschuss für die Bewirtschaftung (Unterdeckung) im Vorfeld aufzuzeigen
  • Die Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens (mit oder ohne vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb), in enger Abstimmung mit der Vergabestelle resp. den verantwortlichen Stakeholdern
  • Die detaillierte und individuelle Erstellung der Leistungsbeschreibung nach Kostenstellen und Leistungsbereichen
  • Die Festlegung von Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien, um die Qualifikation und Eignung der Cateringunternehmen klar zu ermitteln
  • Die zielgruppenspezifische Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen, bei öffentlichen Vergabeverfahren je nach Wahl des Vergabeverfahrens, als nationale oder EU-weite Ausschreibung mit einem offenen Verfahren oder einem beschränkten Verfahren – mit oder ohne vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
  • Die Aus- und Bewertung der eingehenden Angebote mittels der K&P Bewertungsmatrix – differenziert nach konzeptionellen, gastronomischen aber auch finanziellen, monetären Aspekten
  • Die Entwicklung des Bewirtschaftungsvertrages unter Berücksichtigung der spezifischen Kundenanforderungen
  • Die Festlegung von Reportings, Key Performance Indicators und Bonus-Malus-Systemen
  • Die Definition von Service Level Agreements zur kontinuierlichen Performance-Steuerung
  • Die Vertrags- und Budgetverhandlungen mit dem zukünftigen Betreiber / Caterer
  • Die Unterstützung während der Pre-Opening Phase: von der Übernahme des gastronomischen Personals nach § Paragraph 613 a BGB, über die Ergänzung der küchentechnischen Ausstattung, der Definition des Angebotes an Speisen und Getränken, der Einrichtung des gastronomischen Betriebes und gegebenenfalls der Besetzung eines neuen Gastronomieleiters oder Küchenchefs
  • Die regelmäßige Überprüfung der gastronomischen Leistungen während der Vertragslaufzeit auf die Einhaltung der vereinbarten Qualitäts- und Servicelevel in der Praxis (Mystery Checks)

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